Technology To Every One

Компаниям, предлагающим наем гаражей и боксов

Задача

Год назад к нам обратился руководитель частного бизнеса в Новосибирске. Его фирма сдавала в аренду автомобильные боксы в охраняемых гаражных помещениях. В основном боксы располагались в многоэтажных зданиях и принадлежали самой фирме. Дополнительно организация занималась субарендой автомобильных площадок.

Руководитель отметил, что вся информация хранилась в таблицах Excel и была разбросана по компьютерам нескольких менеджеров. Любой отпуск или больничный отдельного работника вызывал трудности с финансовой отчетностью фирмы.

Отсутствие анализа объектов мешало руководителю оценить их рентабельность. Многие площадки простаивали месяцами. Фирме приходилось платить за их содержание. Эти затраты сказывались на заработной плате менеджеров и вызывали их недовольство.

Многие объекты находились в других городах России, поэтому было сложно отследить своевременную оплату от арендаторов. В конце месяца часто возникали недостачи из-за задолженностей и ошибок в финансовой документации. Несколько раз фирма была оштрафована налоговой.

Мы проанализировали деятельность компании и создали CRM – программу, которая облегчила рабочие обязанности менеджеров и позволила руководителю проанализировать прибыльность бизнеса в целом.

Что сделано

Описание программы

Программа состоит из 9 взаимосвязанных разделов.

Здания

Раздел содержит информацию обо всех организациях, с которыми владелец фирмы заключил договор субаренды помещений. Чтобы добавить нового компаньона, достаточно заполнить простую форму, содержащую название организации и ее адрес.

Этажи

Вкладка нужна для учета зданий, в которых располагаются арендуемые площадки, их общей площади и номеров сдаваемых этажей. Эта информация позволяет менеджеру быстро найти для клиента нужное помещение. Сотруднику фирмы легко добавить новые площадки, указав:

адрес здания;
этаж;
общую площадь.

Боксы

Блок показывает пользователю, какие объекты арендованы, а какие простаивают без владельца. Также вкладка содержит полную информацию о любом из этих помещений: его месторасположение, этаж, номер, квадратную площадь и высоту потолка. Благодаря электронной форме, на оформление заказа и поиск нужного помещения у оператора уходит несколько минут.

Клиенты

Вкладка создана для учета текущих и бывших арендаторов фирмы. Менеджер может в любое время связаться с клиентом и предупредить его о приближении арендной платы либо смены условий договора. Блок объединяет в одном месте все контакты клиентов:

для физических лиц: паспортные данные, адрес, телефон, электронная почта, а также дата начала аренды и номер снятого бокса;
для юридических лиц данные аналогичны. Вместо паспортных данных указываются реквизиты фирмы.

Благодаря блоку можно быстро определить, какие объекты были арендованы, кем и в течение какого периода. На основании этих данных менеджер отслеживает наиболее прибыльные для бизнеса помещения.

Тарифы

С помощью раздела легко установить тариф на определенный вид объекта. Цена на сдаваемую площадку задается несколькими критериями: площадью, сроками аренды, базовым тарифом на данный вид помещений. После введения этих данных система автоматически рассчитывает конечную стоимость объекта за данный период времени.

Варианты оплаты

Позволяет систематизировать данные о способах оплаты, которые наиболее часто использовались арендаторами. Руководитель фирмы вводит в систему новые способы оплаты и удалят непопулярные.

Периоды оплаты

Раздел содержит информацию обо всех объектах, которые были арендованы у фирмы в течение определенных сроков, а также данные об их арендаторах. Проанализировав платежеспособность клиентов, фирма вводит скидки для постоянных клиентов.

Пользователи

Системная папка, доступная администратору программы. Позволяет ему добавлять новых пользователей: менеджеров, аудиторов, редакторов. Директор в любое время может связаться с интересующем его сотрудником по указанному в папке адресу, телефону, электронному ящику.

Справочники

Вспомогательный раздел, содержащий список организаций, с которыми сотрудничает данная фирма. Подраздел «Роли» позволяет администратору добавлять новые роли в использовании программы.

Результаты от разработки индивидуального проекта появились спустя один месяц после его использования. Владелец проекта отметил такие положительные тенденции:

Единая база учета клиентов и площадок облегчила контроль за сотрудниками фирмы и позволила анализировать деятельность всей компании;
Вкладка «Боксы» позволила определять рентабельность одних и невыгодность других помещений. Опираясь на эту информацию, руководитель разработал сниженные тарифы для пустующих площадок и смог быстро окупить их обслуживание;
Вкладка «Клиенты» позволила менеджерам более оперативно работать с арендаторами и предотвратила появление задолженностей по договорам;
Благодаря прозрачности всех финансовых операций, их легкому отслеживанию, фирма не получила за отчетный период ни одного штрафа от налоговой инспекции.

Система для учета сдаваемых в аренду помещений

Фирмам, сдающим в аренду жилые помещения

Компаниям, предлагающим наем гаражей и боксов

Задача

ИП, сдающим в аренду офисные площадки