Technology To Every One

Коммерческим фирмам, работающим в сфере B2B

Задача

В конце февраля 2018 года к нам обратился владелец новосибирской компании РусГеоТорг. Фирма торгует новым и поддержанным геодезическим оборудованием, ремонтирует измерительные приборы и проводит оценку стороннего оборудования на профпригодность.

Компания активно участвует в коммерческих тендерах на поставку навигационного оборудования, составляет на заказ топографические карты и геодезические планы для ландшафтного дизайна.

В штате трудятся 50 сотрудников разных специальностей (инженеры, менеджеры, водители, технические специалисты, оценщики оборудования).

В связи с большим объемом региональных заказов (фирма работает по всей России) и необходимостью контроля более 7 услуг, руководство решило автоматизировать все бизнес-процессы в компании и обратилось в нашу фирму за разработкой ERP-системы.

Что сделано

Описание программы

После авторизации в программе по логину и паролю пользователь попадает на рабочий стол, где видна вся статистика по данному сотруднику: число клиентов, число оплат по заказам, сумма обзвона и рейтинг работника.

Пользователь может оставлять комментарии по заказу для других сотрудников компании, читать новости, опубликованные администратором, а также быстро перейти в нужный ему раздел.

Клиенты

Раздел, позволяющий создавать новых клиентов, фильтровать их по разным признакам и быстро искать заказчиков. Каточка клиента хранит следующие данные:

название компании;
ее род деятельности и город;
адрес и юридические реквизиты;
название сайта;
контакты и ФИО руководителя;
фамилию и имя куратора данного заказа.

Зайдя в карточку, менеджер видит дату последнего созвона с клиентом и письменный комментарий по результатам беседы. Прямо из карточки клиента пользователь можно ставить задачи, высылать заказчику документы, прикреплять заказы, оставлять комментарии к заказу и совершать другие действия.

Органайзер

Раздел, необходимый для планирования задач по сотрудникам. Создавать, удалять и редактировать задачи может только администратор системы и администратор компании. Просмотр доступен сотруднику, на которого поставлена задача. Каждая задача содержит описание, название, имя и фамилию клиента, имя ответственного за исполнение менеджера, сроки выполнения и комментарий.

Заказы

Вкладка для учета текущих и регистрации новых заказов компании на покупку оборудования. Создавая заказ, менеджер прописывает дату, имя клиента, дату внесения оплаты, размер скидки и комментарий к заказу. На основании заказа менеджер может формировать счета, коммерческие предложения, генерировать договора на продажу оборудования, оформить отгрузку оборудования, запросить отгрузочные документы.

Документы

Блок, хранящий все документы, отправленные клиентам ранее. Позволяет создавать новые документы, прикреплять к ним изображения и текстовые файлы.

Тендер

Вкладка, необходимая для регистрации и учета текущих тендеров компании. Каждый тендер содержит срок сдачи клиенту, имя и телефон заказчика, данные о кураторе проекта и статус тендера.

Поверки

Блок для учета оценочной деятельности компании. После ремонта приборы поступают на оценку их профпригодности к дальнейшему использованию. Создавая заказ на поверку оборудования, пользователь указывает название прибора, его серию и номер, даты взятия заказы и его оценки, плюс прикрепляет скан поверки.

Аренда

Раздел для регистрации заказов на аренду геодезического, измерительного и навигационного оборудования компании. Каждый заказ содержит сроки начала и окончания аренды, стоимость оборудования и внесенную клиентом сумму, название и серийный номер прибора.

Склад

Необходим для складского учета нового и б/у оборудования, грамотного формирования заказов на поставку приборов. Менеджер видит наличие продукции на складе, может быстро зарезервировать нужный прибор для клиента или добавить его в текущий заказ.

Список б/у

Раздел для учета бывшего в использовании оборудования. На каждый прибор заводится карточка, где прописаны данные бывшего владельца, модель прибора, год его выпуска, цена и фотография. Вкладка позволяет менеджеру быстро формировать заказы на продажу б/у оборудования и вести учет таких сделок.

Логистика

Блок, хранящий заказы на доставку оборудования по городу и регионам. Для регистрации новой заявки менеджер вбивает название фирмы клиента, дату отправления, этап выполнения заказа и его номер.

Закупки у поставщиков

Вкладка для формирования заявок на поставку оборудования. Для создания новой заявки менеджеру нужно указать номер заказа, данные поставщика, срок поставки, а также прикрепить документы.

Отчеты

Раздел для формирования зарплатных отчетов по отдельным менеджерам и филиалам компании.

Статистика

Блок отображает активность менеджера в течение месяца: количество совершенных звонков, клиентов, обработанных заказов, число полученных и выполненных задач, сумму от оплаченных заказов.

Спустя месяц после внедрения программы на корпоративную почту пришло благодарственное письмо от нашего заказчика. Директор компании отметил следующие выгоды от оптимизации бизнес-процессов:

Удаленный контроль договоров на аренду оборудования позволяет своевременно отслеживать факт поступления оплаты от арендаторов и сроки аренды – число просроченных договоров снизилось в 3 раза;
За счет оптимизации складского учета менеджеры заранее заказывают приборы, которые заканчиваются на складе. В результате компания не теряет заказы из-за отсутствия нужного оборудования.
Учет заказов позволяет определить наиболее часто заказываемые приборы и технику, которая подолгу лежит на складе. В результате мы систематизировали отношения с поставщиками и сформировали очередь закупок исходя из показателей erp-системы;
Наглядная статистика по менеджерам компании в 2 раза повысила эффективность их работы и послужила стимулом для более ответственного отношения к служебным обязанностям;
Постановка задач дала основу для грамотного планирования работы сотрудников и позволила отслеживать результаты взаимодействия с клиентом (звонков, переписки, встреч).

Система автоматизации 15 важных бизнес-процессов предприятия

Промышленным предприятиям

Коммерческим фирмам, работающим в сфере B2B

Задача

Компаниям, ремонтирующим сложное оборудование