Отправлено!

Индивидуальные решения для вашего бизнеса

Мы занимаемся разработкой программного обеспечения "под ключ" для вашего бизнеса от 10 дней, с гарантией результата от профессиональной команды программистов с опытом работы 5 лет.

Получить консультацию

Конструктор для создания и хранения типовых документов


Цена: не разглашается

Сроки: 1 неделя

Заполняете и редактируете огромное количество типовой документации за день? Сложно отслеживать действия работников по отдельно взятым документам? Хотите обрабатывать большее число договоров без риска ошибок и потери информации?

Специально для вас мы разработаем индивидуальную crm-систему, которая сэкономит время специалистов на оформлении документации. Вы можете использовать продукт как отдельную программу, либо как дополнительный виджет для вашей автоматизированной системы.

Кому подойдет данная система?


Юридическим и страховым компаниям
Образовательным учреждениям
Медицинским организациям

Описание программы


Виджет был разработан для юридической фирмы, оказывающей услуги гражданам и компаниям. Штатные юристы тратили много рабочего времени на оформлении типовых документов – договоров, исков, заявлений, жалоб.

Работа велась в индивидуальной автоматизированной системе. Для генерации документов сотрудникам приходилось выходить из системы и создавать их в Ворде. За 7 дней мы разработали удобный конструктор и интегрировали его с ПО заказчика. Теперь вся работа с документацией ведется прямо в crm.

Меню crm-системы

Конструктор документов состоит из 4 модулей, расположенных в верхней части меню программы. Все пользователи имеют равный доступ к конструктору и авторизуются с помощью общего пароля.

Шаблоны

Основной модуль ПО, предназначенный для создания и редактирования  шаблонов типовых документов компании. Для создания нового шаблона пользователь вводит название и формирует текст документа. В шаблон можно вставить изображение, таблицу, готовый блок с текстом, мультисписок и скрытые поля.

Такой подход существенно экономит время на генерации договоров и справок. Специалист может заранее подготовить текстовые блоки, а система автоматически вставит их в документ при создании договора.

Поля

Секция, необходимая для добавления новых полей в шаблоны. Пользователям не нужно вручную редактировать и располагать текстовые блоки, информация не смещается, документы правильно структурированы.

Типы полей исключают ошибки при формировании документации. Например, можно заранее прописать блок с реквизитами компании, чтобы не заполнять их вручную. Либо создать таблицу с прайсом цен и каждый раз использовать готовый шаблон для однотипных документов.

Документы

Модуль для создания и хранения сгенерированных документов. Для добавления нового документа пользователь использует подготовленный шаблон из списка и вводит название. Другие сотрудники могут оставлять комментарии к документам (передать клиенту, отправить на подпись), таким образом, работа с бумагами идет быстрее:

  • все созданные документы можно распечатать нажатием одной кнопки;
  • сгенерированные документы хранятся в базе данных. При желании их можно пронумеровать.
  • любой пользователь системы может просмотреть историю правок по всем официальным бумагам.

Открыв список документов, сотрудники видят, для какого клиента они были подготовлены и каким именно специалистом.

Пользователи

Системная папка, доступная лишь администратору программы. Необходима для регистрации сотрудников в конструкторе документов. Для каждого работника можно настроить свой пароль и логин, который будет использоваться при авторизации в системе.

Итоги интеграции crm с конструктором документов

Помимо существенной экономии времени на формировании типовых договоров, можно выделить следующие выгоды от интеграции:

  1. Сократилось число ошибок в документах;
  2. Руководству легко отслеживать действия специалистов;
  3. За счет надежного хранения ни один документ не теряется из виду;
  4. Удобно персонализировать документы под отдельных клиентов;
  5. За счет удаленного доступа все сотрудники в курсе последних изменений по документации.

Автоматизируйте формирование документов с TEO — Technology to EveryOne, чтобы сделать документооборот проще и прозрачнее.